Quels sont les enjeux de la dématérialisation ?
Internet et le numérique occupent de plus en plus de place dans la société moderne. La dématérialisation se voit comme la suite logique du processus vers le tout numérique dans un monde qui se globalise. Les entreprises qui veulent répondant aux défis du 21e siècle se doivent d’inscrire la dématérialisation dans leur politique de croissance. La dématérialisation présente en effet des enjeux bien réels pour les entreprises.
La définition de la dématérialisation
Avant de répondre à cette question qui consiste à connaître les enjeux de la dématérialisation, il convient de donner une brève définition.
Au premier abord, la dématérialisation est le processus permettant de remplacer les documents papier en numérique. Dans un second temps, c’est le fait de dématérialiser les échanges ou la communication dans son sens le plus large à travers l’utilisation des plateformes web ou application mobile. Enfin, c’est le processus consistant à dématérialiser les tâches et leurs suivis pour les différents corps métiers pour ne citer que la comptabilité et la RH.
Quels sont les enjeux de la dématérialisation des documents ?
La dématérialisation des documents est l’aspect le plus courant et qui parle le plus au grand public lorsqu’il est question de dématérialisation. On parle ici de la transformation des documents du format papier au format numérique. Cette action a bien l’avantage de permettre de centraliser les données pour ensuite faciliter leur accessibilité par les personnes qui seront amenées à les consulter. Le gain du temps est par ailleurs incontestable.
Un document numérisé c’est du papier utilisé en moins. La dématérialisation présente ainsi un avantage écologique dans la mesure où elle permet de réduire les coupes d’arbre et l’utilisation de l’eau pour la fabrication du papier.
La numérisation des documents permet également aux entreprises de réaliser des économies. Elle réduit le temps de recherche des documents archivés et permet d’éviter le déplacement pour les échanger aux partenaires. À une époque où le transport génère un coût non négligeable à cause de normes de sécurité et du prix galopant de l’énergie, la dématérialisation arrive un moment opportun pour limiter l’inflation.
Quels sont les enjeux de la dématérialisation des échanges ?
La digitalisation va bien au-delà de la numérisation des documents. Elle chapeaute également les échanges internes et externes à l’entreprise. Si la communication par message électronique ou email s’est démocratisée depuis des dizaines d’années, de nouvelles solutions digitales se sont imposées depuis quelques années. Parmi elles, nous pouvons citer les plateformes professionnelles de communication telles que Workplace de Facebook (Meta) et Basecamp.
Pour les travaux collaboratifs, nous avons Trello, Asana, Atlassian et bien plus encore. En matière de stockage ou d’archivage des documents, Drive de Google, Dropbox et bien d’êtres plateformes de stockage ou d’archivage virtuel utilisant la technologie cloud foisonnent sur Internet. Les collaborateurs peuvent ainsi travailler de concert depuis n’importe quel pays de la planète sans devoir se retrouver dans un bureau. Dans une économie de plus en plus mondialisée, chaque nationalité peut ainsi apporter sa pierre à l’édifice pour aider l’entreprise à faire face aux défis qu’elle s’est fixés.
Quels sont les enjeux de la dématérialisation des processus métier ?
Le défi de l’amélioration continue de l’organisation interne encourage de plus en plus les entreprises à prendre le chemin de la dématérialisation. Le plus souvent, après l’étape de la numérisation des documents, elles passent à l’organisation. Les classeurs, les chemises, les agendas, les bloc-notes… se dématérialisent. Au lieu de feuilleter son agenda pour se rappeler de tâches à effectuer à un moment donné, le rappel des tâches est désormais automatisé. Les oublis et les erreurs humaines sont ainsi limitées.
Grâce à la dématérialisation des factures, les fournisseurs peuvent envoyer aux clients des factures et les ajuster selon l’évolution de la commande sans se déplacer. À l’aide d’un outil marchand par exemple, les clients ont la possibilité d’ajouter dans leur panier de diverses marchandises pour avoir une idée de combien va s’élever leur facture s’ils optent pour de telles ou telles marques. Et cela se fait avant pour passer commande.
Cela dit, les enjeux de la dématérialisation dans le processus métier avantagent aussi bien les clients que les fournisseurs de l’entreprise.
En résumé, la dématérialisation est un tremplin de développement et de croissance pour les entreprises d’autant plus que les systèmes de sécurité sont de plus en plus performants et fiables.
