Comment organiser le travail dans une entreprise ?
La qualité du travail est la base de l’organisation et de son développement. Mais il n’est pas facile de promouvoir son travail dans toutes les entreprises, en règle générale, il y a des tâches qui visent uniquement à faire des dégâts et qui sont très dangereuses pour le bien-être des personnes.
Par conséquent, afin d’éviter ce phénomène, il faut coordonner et contrôler les personnes dans les différents domaines d’activité.
Déléguer le travail aux bonnes personnes
La première étape de l’organisation consiste à identifier qui doit travailler sur quoi. La meilleure façon de procéder est de créer une liste des tâches à accomplir dans le cadre d’un projet particulier, puis d’attribuer chaque tâche à l’employé le plus apte à l’accomplir.
Par exemple, si vous avez un projet qui nécessite une personne expérimentée en HTML et CSS, vous ne l’assignerez pas à un employé qui n’est compétent qu’en JavaScript et PHP.
Fixez des délais pour chaque tâche. Si vous voulez que les membres de votre équipe terminent leurs tâches à temps, vous devez clairement fixer des échéances pour chaque tâche. Si possible, donnez-vous suffisamment de temps avant la date limite pour pouvoir examiner leur travail avant qu’il ne soit mis en ligne (cela vous permettra d’éviter toute erreur).
Veillez à ce que chacun comprenne son rôle et ses responsabilités au sein de l’entreprise et de ses projets, ainsi que ses propres tâches dans le cadre de ces projets.
Il est important de choisir judicieusement les membres de votre équipe avant de déléguer le travail, car vous ne voulez pas confier quelque chose de compliqué ou qui prend du temps à quelqu’un qui n’est pas assez expérimenté ou qui n’a pas les compétences nécessaires pour ce travail.
Vous devez également tenir compte de leur disponibilité lorsque vous déléguez des tâches, car cela peut être difficile pour eux s’ils sont trop occupés par d’autres responsabilités.
Veillez à ce que chacun sache quel est son rôle et ce que l’on attend de lui. Cela contribuera au bon fonctionnement de l’équipe et évitera les confusions et les malentendus entre les membres de l’équipe.
Donnez des instructions claires et vérifiez régulièrement avec vos employés pendant qu’ils travaillent sur leurs projets afin qu’ils sachent exactement ce qui doit être fait ensuite (par exemple, si vous avez besoin de certains documents avant une certaine date).
Assurez-vous que tout le monde a bien compris ce qui doit être fait avant de leur donner d’autres instructions ou de les laisser avancer dans leur projet.
Cela permettra également de s’assurer qu’aucune erreur n’est commise au cours du processus.
S’assurer que les personnes ont des objectifs réalistes
Lorsque vous travaillez en équipe, il est facile de perdre de vue la situation dans son ensemble. Les gens peuvent être tellement pris dans les détails de leurs tâches quotidiennes qu’ils oublient pourquoi ils les font.
Si votre équipe a du mal à respecter les délais, c’est probablement parce que personne n’a pris le temps de prendre du recul et d’évaluer comment il passe son temps.
C’est l’une des choses les plus importantes que vous puissiez faire en tant que manager : Créez un environnement dans lequel les gens se sentent à l’aise pour exprimer leurs préoccupations sur la façon dont leur travail se déroule et où chaque membre de votre équipe peut s’exprimer.
Vous devez également veiller à ce que les personnes aient des buts et des objectifs réalistes. Plus vos objectifs sont ambitieux, plus il sera difficile pour vos collaborateurs de les atteindre dans les délais ou dans le respect du budget, à moins qu’ils ne sachent dès le départ dans quoi ils s’engagent.
Avant de commencer à organiser le travail dans votre entreprise, il est important de comprendre comment les gens travaillent le mieux. Il existe deux grands types de personnes : celles qui préfèrent tout planifier ou celles qui essaient de gérer à la volée. Cela peut avoir une incidence sur la façon dont vous organisez le travail dans votre entreprise :
Pour ceux qui aiment tout planifier, il est préférable de créer un agenda pour chaque jour et chaque semaine, ce qui les aidera à se concentrer sur la réalisation de leurs objectifs.
Pour ceux qui aiment gérer à la volée, il est préférable d’avoir un objectif global pour chaque projet, mais de laisser de la place à la flexibilité lors de la réalisation de tâches spécifiques.
Encourager les équipes à communiquer leurs priorités
La chose la plus importante est de mettre les bonnes personnes au bon endroit. Il ne s’agit pas de trouver les bonnes personnes, il s’agit de les mettre au bon endroit.
Vous pouvez avoir le meilleur vendeur du monde, mais s’il ne travaille pas sur ce qui compte le plus pour votre entreprise, il ne vous aide pas beaucoup.
Il en va de même pour les autres membres de l’équipe, comme les finances et le marketing. Vous devez vous assurer qu’ils travaillent sur ce qui compte le plus pour votre entreprise en communiquant clairement ces priorités.
Lorsqu’il s’agit de hiérarchiser les tâches au sein de votre équipe, je pense qu’il est important d’éviter de les microgérer et de les encourager à vous communiquer directement leurs priorités.
De cette façon, vous pouvez travailler ensemble en tant qu’équipe et décider quelles tâches sont plus importantes que d’autres en fonction de leur impact plutôt que d’une simple préférence personnelle d’une personne ou d’une autre.
Si vous travaillez dans une petite entreprise, il est probable que chacun fasse plusieurs tâches différentes à la fois. Si c’est le cas, vous pourrez peut-être en savoir plus sur ce que l’on attend de vous en parlant avec d’autres personnes de votre équipe ou de votre service.
Si vous travaillez pour une grande entreprise, il y aura peut-être plus de structure, mais pas autant que dans certaines petites entreprises où chaque personne a un rôle précis.
Dans les grandes entreprises, les gens ont tendance à se spécialiser dans des domaines particuliers, comme la comptabilité ou le marketing, tout en ayant des connaissances dans d’autres domaines.
Elles n’attendent pas de chaque employé qu’il sache tout sur tous les aspects de son travail ; elles ont plutôt des « spécialistes » qui ne s’occupent que d’un seul domaine et transmettent les demandes d’aide des autres en cas de besoin.
Encourager un retour d’information régulier
Lorsque vous commencez un nouvel emploi, il peut être difficile de savoir exactement comment travailler avec votre équipe. Vous voulez faire bonne impression, mais vous voulez aussi vous assurer que vous pouvez faire votre travail sans marcher sur les pieds des autres.
Voici quelques conseils pour commencer :
Encouragez un retour d’information régulier. Rencontrez votre supérieur hiérarchique et demandez-lui ce qu’il attend de vous et comment il préfère recevoir les informations. Cela vous aidera à partir du bon pied et à éviter de commettre des erreurs qui pourraient vous coûter votre emploi.
Posez fréquemment des questions. Poser des questions montre que vous souhaitez en savoir plus sur l’entreprise et ses politiques, ce qui est excellent pour établir des relations avec vos collègues et vos supérieurs.
Cela permet également d’éviter de commettre des erreurs plus tard, car tout le monde est sur la même longueur d’onde en cas de changement de politique ou d’autres questions importantes liées à l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée ou aux régimes de rémunération.
Comprenez la structure organisationnelle de votre service avant de prendre toute décision importante concernant l’endroit où les gens doivent s’asseoir ou l’ajout d’une nouvelle salle de réunion afin que les personnes des différents services puissent collaborer plus facilement.
Si vous ne comprenez pas comment les choses sont organisées actuellement, il est facile de créer accidentellement des problèmes inutiles.
Partagez des documents dans Google Drive ou Dropbox, au lieu de les joindre à des e-mails
Il existe de nombreux outils pour vous aider à organiser votre travail. Tout dépend du type de travail que vous faites et du type de problèmes auxquels vous êtes confronté.
L’un des outils les plus importants est le courrier électronique. L’e-mail est un outil formidable pour communiquer avec les autres personnes de l’entreprise, mais il pose également un problème en termes d’organisation.
Les courriels sont souvent sensibles au facteur temps, et les gens ont l’impression qu’ils doivent répondre tout de suite.
Il est donc difficile pour les gens de savoir si un projet a été mené à bien ou non. De plus, les courriels peuvent être très longs, ce qui rend difficile le suivi de tout ce qui a été discuté ou décidé dans un fil de discussion.
Mais le courrier électronique n’est pas le seul outil disponible aujourd’hui ! Il existe de nombreux outils différents qui peuvent vous aider à mieux gérer votre travail que le seul courrier électronique :
Google Drive ou Dropbox – au lieu de joindre des fichiers à un courriel, joignez-les directement depuis Google Drive ou Dropbox.
Ainsi, tout le monde pourra voir le même fichier en même temps sans avoir à le télécharger au préalable !
C’est également plus facile pour tout le monde puisqu’ils n’ont pas besoin d’ouvrir leur application de messagerie à chaque fois qu’ils veulent un document lorsqu’ils travaillent avec d’autres personnes à distance (ou même localement).
Une bonne organisation au travail est la clé de la réussite d’une entreprise
La clé du succès dans une entreprise est une bonne organisation. L’organisation du travail est un processus complexe qui implique de nombreux aspects de l’entreprise.
La première étape consiste à définir clairement où vous voulez aller. Il est important de savoir ce dont vous avez exactement besoin, car cela vous permettra de créer un plan pour atteindre cet objectif.
Pour qu’un employé soit utile, il doit savoir quelles sont ses tâches et de combien de temps il dispose pour celles-ci. Cela l’aidera à être plus productif et lui permettra de ne pas perdre de temps sur des choses inutiles.
L’étape suivante consiste à créer un horaire de travail pour les employés et à s’assurer qu’ils le respectent. Il est important de comprendre que chaque employé a ses propres caractéristiques et préférences, ainsi certaines personnes préfèrent travailler la nuit ou le week-end, tandis que d’autres préfèrent les jours de la semaine.
Il est important non seulement de savoir quel type d’horaire convient à chaque employé, mais aussi de savoir quand il a besoin de faire des pauses pour ne pas se sentir épuisé et frustré par ses tâches (peut-être même qu’il ne les aime pas).
Un élément important de l’organisation au travail consiste à garder une trace de tout ce qui se passe – aussi bien les choses positives que négatives qui affectent votre entreprise directement ou indirectement (par exemple, si certaines personnes arrivent en retard ou partent tôt).
