Comment améliorer la permanence téléphonique de votre entreprise ?
La permanence téléphonique est un service dont une entreprise ne peut se passer au vu d’améliorer son image auprès de ses clients et prospects. De ce fait, elle se doit d’être irréprochable. En effet, il existe différentes manières d’agir pour la parfaire. Dans cet article, vous découvrirez les bonnes marches à suivre en vue d’apporter une réelle plus-value à votre entreprise.
Former ses collaborateurs pour améliorer la qualité du service
Le fait de gérer les appels téléphoniques d’une entreprise en interne ne garantit pas toujours la qualité des services offerts. En effet, l’accueil téléphonique, que ce soit les appels entrants ou les appels sortants, nécessite un certain savoir-faire.
Pour une efficience optimale de cette dernière, il faut donc que vos collaborateurs soient efficaces et fassent preuve d’un professionnalisme à toute épreuve. Pour cela, il est donc impératif que vos exécutants soient bien formés.
Quant aux bonnes qualités recherchées, en voici une liste non exhaustive :
- la maîtrise du sourire pour que l’interlocuteur ressente l’accueil chaleureux et ainsi se décrisper pour formuler sa demande ;
- le fait de savoir s’adapter aux réactions des clients ;
- l’amélioration de son champ lexical pour offrir des réponses claires et concises et ainsi avoir un échange prompt à la résolution des demandes ;
- le perfectionnement de l’élocution pour permettre une bonne compréhension des propos aux clients;
- l’habileté à une formulation positive en tout temps pour désengager la raideur dans les échanges;
- le développement du sens de la répartie pour savoir répondre professionnellement au client.
Dans un tout autre ordre d’idées, vous avez aussi la possibilité de faire appel à un prestataire. Il promet une bonne organisation de la permanence téléphonique d’entreprise. Par ailleurs, le prestataire dispose déjà des infrastructures humaines et informatiques nécessaires au bon fonctionnement de ce service.
Améliorer les outils utilisés pour offrir une meilleure expérience client
Quelques fois, il arrive que les appels ne soient pas pris en charge ou n’aboutissent pas. Certes, le personnel et la disponibilité jouent un grand rôle dans ce manquement. Cependant, les mauvais outils constituent également un barrage qui nuit à la productivité et à l’expérience client.
De ce fait, vous munir des outils informatiques adéquats est impératif. En d’autres termes, une bonne connexion internet et des ordinateurs performants apporteront un vrai plus à vos services. En effet, le VOIP nécessite des infrastructures solides pour permettre son efficience. La réception ainsi que l’émission des appels s’en verront grandement améliorées.
Cela garantira non seulement une meilleure expérience client, mais aussi la facilité de la gestion des appels. Miser sur des outils informatiques performants est donc une stratégie incontournable pour améliorer la qualité de votre permanence téléphonique en entreprise.
Faire appel à un prestataire de qualité
Comme cité un peu plus haut dans l’article, faire appel à un service d’externalisation se présente comme une solution avantageuse pour une entreprise. En effet, elle apporte son lot de bienfaits tels que les suivants :
- éviter l’installation de nouveaux espaces de travail;
- ne pas lancer de campagne de recrutement en vue de la recherche de personnels compétents ;
- se soustraire à une formation onéreuse de vos collaborateurs;
- s’affranchir de générer un rehaussement des frais de fonctionnement de votre entreprise ;
- vous permettre à vous et à vos collaborateurs de vous concentrer sur votre cœur de métier.
Il existe donc plusieurs solutions pour améliorer la permanence téléphonique de votre entreprise. Comme cité précédemment, deux éléments de réponse s’offrent à vous. Il vous est possible de mettre en place des infrastructures en interne et améliorer les capacités de vos collaborateurs. Sinon, déchargez-vous de tout cela en faisant appel à un prestataire qui possède déjà tous les éléments nécessaires pour parfaire ce service.
